Algumas empresas tiveram problemas de infraestrutura em suas operações de depósitos durante a Black Friday, seja porque a rede caiu, ficou lenta ou sobrecarregada, ou porque os coletores não funcionaram direito. Todos esses problemas podem ter acontecido na operação de Black Friday e Cyber Monday, por conta de uma infraestrutura mal planejada ou insuficiente. 

Infraestrutura em suas operações

Apesar da Black Friday já fazer parte da cultura de compra do Brasil, vemos essas situações acontecerem todos os anos. Costumamos encontrar nesses problemas de operação as coisas mais diversas, tais como: a rede caiu porque foi mal dimensionada, ou foram usados coletores muito antigos e na hora de operar não funcionou direito. Enfim, a desorganização do centro de distribuição. 

A rede não está funcionando…

Nesta época costuma-se aumentar o estoque para atender a demanda, porém não se implementa o sistema de gestão de maneira correta. 

Isso causa a perda de tempo na hora de encontrar um item que deveria estar em separação, e no momento de fazer a coleta dos códigos de barras a rede não está funcionando, porque não foi dimensionada na forma certa. 

A boa gestão no centro de distribuição é fundamental, porque se o operador demora ou despacha um item errado/avariado, isso impacta mais para frente.

O operacional é muito importante

O gestor da área de TI, que é geralmente quem cuida desse ambiente de operações, precisa começar a informar aos responsáveis da área comercial que a operação faz parte do negócio, e todos que estão na operação fazem parte do time comercial. O operacional é um braço muito importante no processo. 

Os problemas começam a acontecer…

Nessas datas de pico de vendas como Black Friday, Natal e Dia das Mães, as empresas investem muito em publicidade, porque no final das contas estão todos competindo pela atenção do lead, no intuito de gerar a venda. A empresa costuma fazer um anúncio para impactar o cliente, ele é impactado pelo preço e prazo, tem oportunidade de pagar mais barato, mas também espera receber essa mercadoria rápido. 

Impacto direto em outras áreas da empresa

Eles investem milhões de reais, chamam a atenção do consumidor, prometem um prazo de entrega curto, e justamente na hora que se espera que a operação faça a sua parte, os problemas começam a acontecer. A rede fica lenta, o coletor está obsoleto e não funciona, a atualização de software é necessária para poder suportar uma nova aplicação, mas o coletor não está dimensionado para ela, e começa o desespero. Ou seja, a operação é sim uma extensão da área de Marketing e Vendas e impacta significativamente no todo. 

Contrate uma empresa especializada

Para o próximo ano, é muito importante que o responsável pela logística, ou a área de TI analisem quais foram os pontos que deram errado. Se foram problemas por cobertura de Wi-Fi ou desempenho de rede. Seria o momento de chamar uma empresa especializada para fazer um Site Survey, identificar quais são os problemas, entender se aquele equipamento que a empresa usa é o mais adequado. Se não está faltando equipamento durante a operação, no caso de um deles parar, o outro consegue suportar a operação. 

Isso impacta em custos

Com relação à organização, é necessário avaliar como está o sistema de WMS, se tem um bom sistema implementado, se isso já faz parte no dia a dia da operação. Isso tudo acaba impactando até no número de operadores trabalhando, e isso impacta em custos. 

Mensurando os dados

O que não falta nesse caso são dados. Todas as vezes que um diretor de Marketing que está trabalhando na campanha de captação vai definir um investimento para a Black Friday, seus canais de aquisição, e quanto vai ser colocado de dinheiro em cada um deles, existe uma expectativa de retorno. Em cima desse número, quem está planejando a campanha, tem dados do ticket médio. Se ele tem uma meta de venda, e o ticket médio, quando divide um pelo outro, ele consegue estimar a quantidade de pedidos a serem expedidos dentro do período. 

É possível estimar a demanda

Com base nisso, e analisando os históricos dos anos anteriores, é possível estimar, através do tamanho da equipe atual, o quanto de pedido vai estar na mão de cada uma dessas pessoas, para conseguirem trabalhar no processo de separação, encaminhamento e embarque de mercadorias. Com essas informações, desde que feitas com o tempo necessário, é possível estimar a demanda. Com isso, a empresa vai olhar para o parque tecnológico, para as pessoas e para os sistemas e pensar se consegue ou não atender com excelência. 

Ensaiar a Black Friday é fundamental!

É preciso realizar testes para se preparar para o grande show. Assim como em um show, musical e peça de teatro você ensaia para dar o seu melhor durante o evento, ensaiar a Black Friday é fundamental. Como se faz isso? Criando pontos de restrição. Aumenta o volume de pedidos em determinados momentos para que as pessoas comecem a se acostumar com volumes maiores, estressa o sistema, chama os fornecedores, conversa com eles, revisa processo e tecnologia. 

Vamos se antecipar a possíveis problemas

Mas o ensaio só vai dar certo se for feito no prazo correto, com pelo menos uns 90 dias de antecedência, para ter tempo de corrigir os principais gaps, e se você for precisar de equipamento sobressalente, há tempo hábil para evitar ficar sem. Porque a demanda é tão alta, que costuma faltar equipamento no mercado. A melhor forma para evitar ter problemas na Black Friday, ficar sem equipamentos, softwares atualizados, sem pessoas e sem coletores, é analisar o que aconteceu no passado, e tentar prever o que vai acontecer no futuro, baseado nas metas estabelecidas. 

Tenha parceiros sérios e comprometidos com os resultados

Trazer uma empresa como a Consult para ajudar é muito importante, porque um gerente de logística e TI não conhece todo o processo, e nós temos o  conhecimento técnico específico para casos como esses e realizamos o trabalho de consultoria para corrigir os pontos que podem impactar mais gravemente os negócios do nosso cliente. 

Entre em contato com a gente e garanta que na próxima Black Friday a sua operação não pare por nada! Ah, e ainda dá tempo de nos acionar para o Natal. Nós te ajudamos!